Management - Cómo aprender a administrar el tiempo y mejorar el rendimiento laboral

Para la mayoría de los ejecutivos, el manejo de sus horarios resulta una de las cuestiones más difíciles de afrontar. Consejos para organizar la jornada

La falta de tiempo fue, es y será una de las principales preocupaciones de todo ejecutivo. Encontrar la mejor forma de aprovechar las horas de trabajo y además poder disfrutar de los momentos libres es una obsesión recurrente en el mundo laboral.

Si partimos de la premisa de que todas las personas cuentan con la misma cantidad de horas cada día, la diferencia entre quienes saben sacar rédito de ellas y quienes no, se reduce simplemente a una cuestión de administración.

 

La pregunta que se impone entonces es, ¿por qué para la mayoría de los ejecutivos resulta tan difícil realizar un buen manejo de su tiempo? Diana Barimboim, psicóloga y docente del programa de capacitación gerencial sobre Administración del tiempo de la Universidad Argentina de la Empresa (UADE), lo resume con una frase: “No hay nada más fácil que trabajar mucho y nada más difícil que ser realmente efectivo”.

Según la especialista, el principal problema vinculado al manejo del tiempo en las empresas en la actualidad, es que los empleados están siempre “apagando incendios”, y esto no les permite planificar a mediano y largo plazo. “Hoy no hay tiempo para planificar, pero si uno no sabe hacia dónde va, es difícil encaminarse”, explica. En este sentido, Guibert Englebienne, CTO de Globant, empresa que brinda servicios de offshore IT outsourcing, considera que a la hora de administrar el tiempo, lo fundamental es saber qué cosas no se pueden dejar pasar y cuáles pueden esperar. “Uno tiene que focalizarse y separar las cosas que son más importantes y reservar tiempo para eso”, señala.

El ejecutivo también reconoce la utilidad de las herramientas informáticas apara planificar mejor el día a día. “Hay cosas que me sirven mucho para poder utilizar mejor mi tiempo, como el uso del PDA, tener mi agenda continuamente conmigo y en ella todos los mails”, dice.

Pero el desafío para Englebienne es doble, ya que no sólo tiene que organizar sus horaios sino lograr combinarlos con el resto de las filiales que Globant tiene alrededor del mundo.

A modo de conclusión, el ejecutivo señala: "Para manejar el tiempo es importante definir una serie de pautas de temas en los cuales uno tiene que tener cierta visión y tener un panel de control en el que uno pueda resumir sólo la información que uno necesita paar resolverlos".

Ya y ahora

Si bien el manejo del tiempo fue un tema que siempre preocupó a los ejecutivos, en la actualidad –y en gran medida como consecuencia de la tecnología, aunque parezca contradictorio-, el problema se agudizó aún más.

“El tiempo se ha convertido en un recurso muy escaso, no porque haya variado la ‘cantidad’ de tiempo sino porque ha aumentado la cantidad de actividades para la misma ‘cantidad’ de recurso”, señala Josefina Elissi, consultora en capacitación y desarrollo organizacional y coordinadora del programa ejecutivo de Administración del tiempo de IDEA.

De acuerdo con la especialista, las exigencias actuales -velocidad de respuesta, aumento de tareas, aumento de las expectativas personales- ubican a los ejecutivos constantemente en la tensión entre “urgente e importante”, es decir, entre lo que deben hacer, desean hacer y pueden hacer.

“Vivimos continuamente en el paradigma de lo urgente, ‘todo es para ayer’, nos cambian continuamente de prioridades, pero por otro lado, manifestamos continuamente ‘no puedo decir que no’ y caemos en la trampa”, afirma.

Barimboim asegura que una de las razones por las cuales a los ejecutivos se les dificulta realizar un buen manejo de su tiempo es que, en el mundo laboral actual, “lo urgente ha reemplazado a lo importante”.

Para evitar este dilema y poder aprovechar la jornada de la mejor manera, es imprescindible establecer prioridades entre las distintas actividades del día.

“Planificar las acciones sobre lo importante con antelación evita que se transforme en urgente, y que la improvisación nos consuma mucho más tiempo y nos suma en el riesgo de no madurar con anticipación la toma de decisiones”, señala Elisii.

Esta es la receta que intenta seguir Pablo Iacub, presidente y fundador de la empresa de producción de software Calipso. Según cuenta el ejecutivo, su fórmula consiste en establecer un orden de prioridades de acuerdo a la hora del día.

“Personalmente uso la mañana para tratar los temas de coyuntura y a la tarde, que tengo un espacio de más calma, veo las cuestiones de más largo plazo”, explica.

Sin embargo, Iacub reconoce ser “un poco adicto” al trabajo y tener ciertas falencias a la hora de organizar sus jornadas laborales. “¿Cómo administrar el tiempo?, esa es una cosa que todavía me pregunto”, afirma.

Pese a esto, el ejecutivo admite haber sabido manejar de forma positiva momentos muy complejos de la compañía, principalmente durante la etapa fundacional de la firma.

“En medio del incendio financiero y de las alianzas siempre guardé tiempo para ver qué iba a hacer, cuál era nuestro rumbo de cara a 5, 6 o diez años”, señala.

Tiempo perdido

Son pocas las personas que logran destinar el cien por ciento de su día laboral a su trabajo. La mayoría, conciente o inconscientemente, suele desaprovechar varias horas de la jornada en tareas que no ayudan a su desempeño.

Una encuesta realizada por American Online y Salary.com confirma la afirmación. De acuerdo a los resultados de esta investigación, el empleado promedio desperdicia alrededor de dos horas por día laboral.

El estudio además revela que una de las principales causantes de este fenómeno es Internet, ya que un 44,75% de los consultados señaló que la navegación por la web consume la mayoría de su tiempo improductivo.

Socializar con los compañeros de trabajo (23.4%) y la atención de asuntos personales (23.4%) fueron las otras dos tareas que ocasionan el mayor desperdicio de tiempo, según los encuestados.

Por debajo le siguieron soñar despierto (3.9%), hacer trámites y diligencias particulares (3.1%) y realizar llamadas personales (2.3%).

Otras maneras en las que los empleados reconocieron perder tiempo en el trabajo fueron: buscar y postularse a otros trabajos, planear salidas personales y llegar tarde o salir temprano.

Soluciones

Los especialistas consultados por infobaeprofesional.com coinciden en que no existen estrategias universales que garanticen un mayor aprovechamiento del tiempo ni herramientas que se ajusten a todos por igual.

Sin embargo, hay ciertas reglas y recomendaciones básicas que todo ejecutivo puede tener en cuenta para minimizar la pérdida de horas de trabajo.

Según Barimboim, la estrategia más importante para administrar mejor el tiempo es poder planificar las actividades semanales y mensuales “con tiempos reloj reales, es decir, calculando hora de almuerzo, break, imprevistos, etc”. Para todo esto, la herramienta indispensable es el armado de una "agenda".

”Lo más importante para poder administrar el tiempo es tener siempre en cuenta la brújula. Es decir, que el tiempo se administra siguiendo el norte y el reloj”, detalla.

En tanto, Elissi aconseja, en primer lugar, identificar lo importante y diferenciarlo de lo urgente.

Una vez determinadas cuáles son las actividades más importantes, se debe priorizarlas y definir el tiempo que se le dedicará a planificar y realizar cada una.

“Este ejercicio tiene que transformarse en hábito y este hábito nos brindará la tranquilidad de mayor tiempo disponible”, recomienda la especialista.

Algunas de los pasos básicos que ayudan a optimizar el uso del tiempo son:

• Establecer objetivos de forma clara y planificada

• Organizar la vida personal y profesional • Evitar interrupciones

• Aprender a delegar • Saber decir no a las visitas inesperadas

• Concentrarse únicamente en una tarea y no en cientos al mismo tiempo

“El tiempo es un recurso limitado. Fluye sin posibilidad de almacenarlo. Este fluir es incesante y la vida de cada uno transcurre sobre él. Sino planificamos nuestra actividad consumimos el recurso tiempo improvisando. El tiempo que podemos administrar es el que nos falta vivir, que cada vez es menos, por lo tanto, merece toda nuestra atención”, concluye Elisii.

En primera persona

Elsa Zorrilla es responsable de asuntos sociales y corporativos del grupo SESA Select y también una de las tantas ejecutivas que se ve afectada por la falta de tiempo y los trajines de la vida laboral. Para organizarse durante el día, la principal aliada de la directiva es su agenda electrónica, en la que ordena todas sus actividades.

“La intención siempre es tener una agenda prevista con tiempo, donde figuren las reuniones o presentaciones de informes y entrevistas, pero el día a día te lleva a que tengas que reordenarla de acuerdo prioridades”, dice Zorrilla.

La ejecutiva reconoce que, pese a la planificación, durante el día de trabajo “por lo general son más las actividades que no se previeron que las que estaban ordenadas”.

Dentro de las principales dificultades que atentan contra la organización y cumplimiento de horarios, Zorrilla menciona la cantidad de llamados telefónicos y mails que recibe. “El ejercicio que yo hago todos los días es una cuestión de priorizar, tratando de cubrir las agendas”, concluye.

En tanto, Ana Broglia, ejecutiva de Marketing de la empresa de software Kayxo, también busca establecer un orden de prioridades.

“Trato de poner tiempos para cada actividad. Cuando ya una actividad supera ese tiempo intento ver rápido desde afuera por qué está demorando un poco más y trato de resolverlo o seguir con la próxima actividad para que no se genere una cadena”, dice.

Para propiciar un mejor manejo del tiempo, Broglia explica que la empresa incentiva el trabajo en grupo, lo que permite una mayor dinámica de trabajo. “Tratamos de agilizar mucho la dinámica de trabajo a partir de actividades de trabajo grupales y el intercambio humano constante”, señala.

Juan Navarro, presidente de Hexacta, empresa de consultoría y desarrollo de software, identifica dos cuestiones centrales vinculadas al manejo del tiempo: qué se hace con el tiempo y cómo se hace.

Según el ejecutivo, el “qué” se refiere a todos los requerimientos que surgen durante el día. “El tiempo es valioso y en general mucha gente trata de agregar siempre más actividades en la agenda, y es común que al final esa agenda termine siendo influenciada por un montón de actividades que no son necesarias o de las que no querés participar”, comenta.

Y agrega: “Es muy común que termines dedicando tiempo a cosas que no están muy alineadas con tus prioridades”.

En cuanto al “cómo”, Navarro explica que está vinculado a "cuán eficiente se es en el uso del tiempo disponible".

Basado en su experiencia, el ejecutivo recomienda determinar siempre cuáles son las actividades importantes y, en base a ello, establecer prioridades.

“Yo personalmente manejo mi propia agenda, trato de no llenarme de actividades para poder tener tiempo para dedicarme a tareas de mediano y largo plazo importantes, pero no necesariamente urgentes”, señala.

María Eugenia Baliño © infobaeprofesional.com  

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